「事務仕事がつまらない」あなたへ。単調作業を10倍楽しむ「仕組み化思考」とは

楽しく生きるマインド

こんにちは、ゆかんこです。

今日は、会社での単調作業、事務作業を楽しむコツをお話したいと思います。私がOL時代に単調な作業ばかりをやっていた時に編み出した、作業を10倍楽しくする方法です^^

参考にしていただけたらうれしいです。

私はキラキラな営業さんが羨ましかった

私は人生で「営業職」という仕事をちゃんとしたことがないのですが、正直、営業に憧れていました。

OL時代、営業さんをサポートする事務員をしていたのですが、営業さんが契約をとった後の清々しい表情とか、社内で結果を出して評価されている姿とか、直近で見ていて「営業さん、楽しそうだなあ…」ってずっと感じていたんです。

もちろん、やりがいがあるぶん厳しい仕事だということはわかっていましたが、ものすごくキラキラと輝いて見えました。

でも、一方で私の仕事はと言うと、社内での単調な作業ばかり。「これロボットでもできるよな。むしろロボットの方が安く・早く・確実にできるよな。私の存在意義とは…?」とかなり落ち込みました。

事務作業って、目に見える数字とか評価基準がないから、私にとってはけっこう辛いものでした。(私の場合、もともとがスポーツ好きだから、目に見える結果が欲しいタイプなのかも…)

とはいえ、ワンマン社長の指示に従わないと言う選択肢はないので、その作業を毎日こなしていました。

ゲーム感覚で楽しむ

「目に見える数字がないから辛い。評価基準がなくて辛い…」

だったら、自分で作ってしまおう!と考えて、自分で「目に見える数字」と「勝負する敵」を立てて「評価基準」を作ってしまったんです。

それは、「昨日の自分よりも早く確実にこなせるか?」というものでした。

かなりシンプルですが、これを考えるだけで自分の中に明確な目標ができるし、達成できたら自分自身を評価してあげられます。

昨日の自分と勝負することのメリットは、

  • 毎日、最高記録を更新しようと頑張れる(=日々、仕事が早く確実にできるようになる)
  • 業務の効率化を考えるクセがつく
  • 営業さんや社長に「仕事早いね〜!」と褒められる
  • 面倒くさい作業でもゲーム感覚で楽しめる

と、私自身がやっていく中でけっこう感じました。

昨日の自分に勝つためのポイントは?

私が「昨日の自分」に勝つために毎日考えていたポイントを2つ紹介します。

「後で楽をするためには?」と考える

「よし!今日も始めるぞ!」とすぐにスタートダッシュを切るのではなくて、最初に「後で楽をするためにはどういう方法をとれば良いか」を考えます。

つまり、作業の効率を最大化するための戦略を最初に考えるということです。

スタートダッシュを切るよりも最初は時間がかかりますが、後々でその戦略が活きてきて、結果的に早く終わることが圧倒的に多いです。

例えばこれは一例に過ぎませんが、エクセルでデータ入力をする時に、1セルずつ入力していくのではなくて、

「ある条件ではこう入力される」というような、自動的にデータが入力されるテンプレートを作った方がいいよね、ということです。

スタートダッシュで1セルずつ入力していくと、確かに最初の50行までは早いかもしれませんが、それが100行、1000行となった時にどっちが早くて楽かと言ったら、自動的に入力される方です。

エクセルで考えると、最初からテンプレートが用意されていてそれを使って仕事をしている方が多いと思いますが、

一人で全くの0から作業する場合でも、この「後から楽をするためには?」と一旦考えてから作業を始めるのがおすすめです。

「今日やった作業を保存できないか?」と考える

一度やった作業って、できれば二度やりたくないですよね。

だから、極力同じ作業をしなくて済むように「すでにやった作業を保存できないか?」を考えます。

今日やった作業の一部を保存しておいて明日も使えるようにしておけば、明日は確実に今日よりも良い記録を出せるはずです。

例えばさっきのエクセルの例で言うと、自動化したエクセルを、さらに汎用したり応用したりできるような形でテンプレート化して保存しておく、という感じです。

この2つのことを毎日考えて作業するだけで、日々自分の最新記録を更新できて、上司に褒められるわ、仕事も「つまんない」から「楽しいかも!」になるわ、単調作業も早く終わるわで、良いことづくしです^^

ぜひ時間を計って「今日は〜分で終わった!昨日の記録更新!」というふうにゲーム感覚で楽しんでみてください。

「仕組み化思考」はビジネスでも重要!

ちなみに、この「後で楽する」「作業を保存する」という考え方は、今のビジネスでも活きているなーって感じます^^

私は今はネットで起業し「仕組み」をネット上に作って自動で働かせていますが、この「仕組み」にちょっと似ているんです。

というのも、この仕組みというのは

  • 最初は作業が必要だけど、基盤ができれば後々楽になる
  • 自分が一度やった作業を保存しておくことで、二度同じことをしなくて良い

というものだから。

例えれば自動販売機のように、一度作って置いておけば何度も同じことをしなくても、お客さんが来てくれて商品を買っていってくれるということが可能になるからです。(この仕組みについては、メルマガで詳しくお話しています)

会社で「つまらない」「面倒くさい」と思っていたことが「楽しい」に変わって、さらにそれが今のビジネスに活きているのだから、なんだか面白いなあ〜って思います^^

よかったら、参考にしてみてください^^

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私は新卒3年目で会社を辞めて、ネットで起業しました。

ウェブマーケティングを学び、今はPC1台で好きなときに仕事をしています。ブログに書ききれないことはメルマガで配信中。

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